Tener un proceso de cobranza adecuadamente estructurado es indispensable para cualquier empresa, de forma que puedan mantener sus finanzas en perfecto estado de funcionamiento. Para ello, existen algunas estrategias y herramientas que resultan de gran utilidad para llevar la cobranza de la mejor manera posible.
¿Qué es la cobranza?
La cobranza es el acto a través del cual se consigue una prestación económica a cambio de un bien o servicio. En otras palabras, la cobranza consiste en la obtención del pago pactado. Esto no tiene por qué ocurrir al mismo tiempo que el vendedor entrega la mercancía, sino que, a veces, se convierte una cuenta por cobrar que se han de convertir en ingresos efectivos. Así pues, la cobranza puede producirse antes, durante o después de la recepción del bien o servicio solicitado.
De la adecuada gestión de la cobranza dependerán el flujo de casa positivo y la liquidez de la empresa, lo cual es fundamental para el crecimiento de la entidad y para poder cubrir los gastos en que incurra el negocio en el desarrollo de su actividad.
Tipos de cobranza
Existen diferentes tipos de cobranza, que en realidad constituyen diferentes fases o etapas de este proceso. Son las siguientes:
- Cobranza preventiva: este tipo de cobranza se lleva a cabo a través del monitoreo de la factura desde que esta es emitida. Así pues, la empresa enviará recordatorios de pago al cliente. No obstante, este tipo de recordatorio se deberá realizar de forma cordial y mesurada, con el objetivo de conseguir un hábito de pago en los clientes. De esta forma, la empresa minimizará al máximo la demora en la cobranza.
- Cobranza administrativa: durante esta fase del proceso de cobranza se lleva a cabo el control y seguimiento del cobro desde que se emite la factura hasta que la entidad recauda el valor de la misma. Esto significa que esta etapa constituye el atraso inicial, cuya duración es de entre 1 y 30 días de retraso en el pago. Esta cobranza es gestionada por la empresa de forma interna.
- Cobranza extrajudicial: cuando el retraso en el pago supera los 30 días, se pasa de la fase de cobranza administrativa a la fase de cobranza extrajudicial. Durante esta etapa, la empresa deberá notificar a sus clientes morosos que se han retrasado en el pago por más de 30 días. La cobranza extrajudicial constituye un retraso en el pago de las facturas de entre 30 y 90 días. En este caso, no solo se cobrará la deuda, sino también aquellos intereses y gastos que el retraso en el pago haya generado a la empresa.
- Cobranza judicial: una vez han pasado más de 90 días de retraso en el pago, se pasa a la etapa de cobranza judicial. Durante esta fase, la empresa ha de demandar al cliente moroso. Así pues, será un juez o tribunal quién dará solución a este problema. Como ocurre con la etapa anterior, la deuda se verá acrecentada por los gastos e intereses que se hubieran generado como consecuencia del retraso en el pago.
Cómo gestionar la cobranza: las mejores herramientas para ello
Es indispensable poner en práctica ciertas herramientas y estrategias para que el proceso de cobranza sea lo más sencillo posible. Son las siguientes:
- La emisión de la factura da inicio al proceso de cobranza. No debemos gestionar el cobro de las facturas tras el vencimiento de las mismas. Así pues, la gestión del cobro debe comenzar desde que se emite la factura.
- Notificaciones. Es importante que la empresa notifique a sus clientes que la factura sigue impagada y que se está produciendo un retraso en el pago. Lo habitual es llevar a cabo estos avisos por carta, por correo electrónico, vía telefónica o en persona, por ese orden.
- Digitalización de los procesos. Lo mejor es optar por plataformas de firma electrónica y gestión de documentos para digitalizar el proceso. De este modo, el proceso de cobranza será más sencillo, más rápido y más eficaz.
- Jerarquiza la cobranza. Haz una clasificación de los clientes dependiendo de sus características y encamina las acciones de cobranza en este sentido. Esto debe ser así porque la gestión de la cobranza de cada cliente deberá ser personalizada.
Sin duda, es fundamental para una empresa saber gestionar de forma adecuada la cobranza para disponer de liquidez y poder cobrar a tiempo las deudas.
